Sistem informasi dalam sebuah Organisasi
Proses Bisnis merupakan kumpulan aktivitas yang saling terkait untuk menciptakan sebuah produk atau layanan yang bernilai kepada organisasi, mitra bisnis, dan/atau pelanggannya. Aktivitas tersebut haruslah spesifik mulai dari waktu dan tempat, awal, dan akhir serta input dan output yang jelas
Peran Sistem Informasi dalam Proses Bisnis
Sistem informasi, baik mulai pada tahap operasional (pemrosesan transaksi) hingga penggunaan internet (e-commerce/e-business) mempunyai tiga peran utama, yaitu:
- Mendukung proses bisnis dan operasional
Sistem informasi meberi dukungan terhadap proses bisnis dan operasionalnya seperti :
- Menjalankan proses bisnis dengan cara memberi tahu karyawan kapan waktunya untuk menyelesaikan tugas, menyediakan data yang dibutuhkan, dan menyediakan sarana untuk menyelesaikan tugas.
- Menangkap dan menyimpan data proses bisnis dengan cara menghasilkan data (berupa tanggal, waktu, nomor produk, jumlah, harga, alamat, nama, dll); pengambilan proses data dan penyimpanan sistem informasi; dan menangkap dan menyimpan data dengan memberikan umpan balik langsung.
- Pemantauan kinerja proses bisnis dengan cara mengevaluasi informasi untuk menentukan seberapa baik proses yang sedang dikerjakan, mengevaluasi dalam dua tingkatan yaitu tingkatan proses dan tingkatan instance, dan pemantauan untuk mengidentifikasi masalah untuk perbaikan proses.
2. Mendukung pengambilan keputusan bisnis
Sistem informasi juga membantu manajer toko dan bisnis lainnya secara profesional untuk membuat keputusan yang lebih baik. Proses bisnis juga membantu mereka mencari cara untuk pengambilan keputusan agar mendapatkan keuntungan dari pengecer lain dalam persaingan terhadap pelanggan
3. Dukungan strategi bisnis untuk keunggulan atas para pesaingnya.
Mendapatkan keuntungan strategis lebih dari pesaing membutuhkan aplikasi inovatif dari teknologi informasi. Misalnya, manajemen toko mungkin membuat keputusan untuk memasang kios touch-screen di semua toko, dengan tautan ke situs Web e-niaga untuk belanja online. Penawaran ini dapat menarik pelanggan baru dan membangun loyalitas pelanggan karena kemudahan berbelanja dan membeli barang dagangan yang disediakan oleh sistem informasi tersebut. Jadi, sistem informasi strategis dapat membantu menyediakan produk dan layanan yang memberikan keunggulan strategi bisnis atas para pesaingnya.
Tekanan yang dihadapi oleh organisasi pada era modern saat ini
Sistem informasi memberi dukungan untuk memperoleh keunggulan kompetitif terhadap tekanan yang dihadapi dalam sebuah organisasi, Tekanan yang di hadapi oleh sebuah organisasi, antara lain:
1. Tekanan terhadap Perubahan Pasar
- Globalisasi
Saat ini Globalisasi sangat dipengaruhi oleh kemajuan teknologi dan sistem terintegrasi. Hal tersebut dapat mengakibatkan perubahan ekonomi, sosial budaya, dan teknologi. Globalisasi menciptakan dunia baru yang bercirikan dengan adanya komunikasi di seluruh dunia dan kolaborasi tanpa hambatan. Dengan adanya globalisasi, peluang beroperasi di dunia digital mendapatkan peluang mencapai pasar baru dengan mudah sehingga dibutuh sistem informasi yang terintegrasi untuk mengetahui globalisasi yang terjadi. - Sistem Tenaga Kerja yang berubah
Adanya perubahan dalam tenaga kerja yang menjadi lebih disersifikasi menjadi wanita, orangtua tunggal, minoritas, dan penyandang disabilitas dibandingkan dahulu hanyalah pria dan tidak ada yang disabilitas, mengakibatkan pentingnya kemudahan untuk membantu tenaga kerja, sehingga sistem informasi memungkinkan karyawan bisa saling terintegrasi satu sama lain walaupun terdapat disersifikasi tersebut. - Pelanggan yang semakin pintar
Konsumen yang semakin pintar dan lebih tahu tentang produk dan layanan, perbandingan harga, dan manajemen hubungan pelanggan. Mengakibatkan perlunya sistem informasi untuk dapat meyekinkan pelanggan yang semakin pintar.
2. Tekanan terhadap Perubahan Teknologi
- Inovasi Teknologi
Teknologi meningkat dengan cepat yang membuat atau mendukung produk pengganti, opsi layanan alternatif, dan kualitas luar biasa dari para pesaingnya. Akibatnya, produk canggih hari ini mungkin akan usang besok. Perubahan ini memaksa bisnis untuk mengikuti permintaan konsumen. - Keterbukaan Informasi yang meningkatkan jumlah Informasi yang berlebih
Jumlah informasi yang tersedia di Internet berlipat ganda setiap tahun dan sebagian besar gratis. Jaringan internet dan telekomunikasi lainnya jaringan membawa banjir informasi kepada para manajer. Untuk membuat keputusan secara efektif dan efisien, sehingga tenaga kerja dituntut harus dapat mengakses, menavigasi, dan memanfaatkan simpanan data yang sangat besar ini, untuk dijadikan informasi, dan pengetahuan.
3. Tekanan Sosial Politik.
- Tanggung Jawab Sosial
Masalah sosial yang mempengaruhi bisnis dan individu berkisar dari keadaan lingkungan Beberapa korporasi dan individu bersedia meluangkan waktu dan / atau uang untuk menangani berbagai masalah sosial. Upaya ini dikenal sebagai tanggung jawab sosial organisasi atau sosial individu demi meningkatkan perhatian masyarakat terhadap bisnis yang dimiliki - Peraturan pemerintah
Bisnis cenderung memandang peraturan pemerintah sebagai kendala yang mahal bagi kegiatan mereka. Secara umum, deregulasi pemerintah meningkatkan persaingan. - Aksi Terorisme
Sistem informasi dapat membantu melindungi bisnis dengan menyediakan sistem keamanan dan kemungkinan mengidentifikasi pola perilaku yang terkait dengan aktivitas teroris, termasuk serangan siber. - Etika
Masalah etis sangat penting karena jika ditangani dengan buruk, mereka dapat merusak citra organisasi dan menghancurkan moral karyawannya. Penggunaan IT menimbulkan banyak masalah etika, mulai dari memantau email untuk menyerang privasi jutaan pelanggan yang datanya disimpan database pribadi dan publik.
Analisis Porter Terhadap model kompetitor pada sebuah organisasi
- Ancaman Pesaing Baru
Ancaman bahwa pesaing baru akan memasuki pasar adalah tinggi ketika entri mudah dan rendah sehingga ada hambatan yang signifikan untuk masuk. - Kekuatan pemasok tinggi
Kekuatan pemasok tinggi ketika pembeli memiliki beberapa pilihan dari siapa untuk membeli dengan biaya rendah ketika pembeli memiliki banyak pilihan. Oleh karena itu, organisasi lebih suka memiliki lebih banyak pemasok potensial sehingga mereka akan berada dalam posisi yang lebih kuat menegosiasikan harga, kualitas, dan persyaratan pengiriman. - Daya beli tinggi
Daya beli tinggi bila pembeli memiliki banyak pilihan dari siapa untuk membeli dan rendah ketika pembeli memiliki sedikit pilihan. - Jika ada banyak alternatif untuk produk atau layanan organisasi
Jika ada banyak alternatif untuk produk atau layanan organisasi maka ancaman penggantinya tinggi. Jika ada sedikit alternatif, maka ancamannya rendah. Saat ini, teknologi baru membuat produk pengganti dengan sangat cepat. - Ancaman persaingan tinggi
persaingan tinggi bila ada persaingan yang ketat di antara banyak perusahaan dalam suatu industri. Ancamannya rendah jika persaingan di antara perusahaan yang lebih sedikit dan tidak kuat.
Strategi yang digunakan untuk mendapatkan keuntungan kompetitif dari kekuatan kompetitif yand diidentifikasi oleh porter
Organisasi terus mencoba mengembangkan strategi untuk melawan lima kekuatan kompetitif yang diidentifikasi oleh Porter. Perusahaan harus memilih strategi dan kemudian bertahan karena strategi yang membingungkan tidak bisa berhasil. Strategi yang paling umum digunakan untuk memperoleh keuntungan kompetitif adalah .
- Strategi Kepemimpinan Biaya
Menghasilkan produk dan / atau layanan dengan biaya terendah di industri. Contohnya adalah sistem pengisian ulang inventaris otomatis Walmart, yang memungkinkan Walmart untuk mengurangi persyaratan penyimpanan inventaris. Akibatnya, toko Walmart menggunakan lantai ruang hanya untuk menjual produk, dan bukan untuk menyimpannya, sehingga mengurangi biaya persediaan. - Strategi Diferensiasi
Tawarkan produk, layanan, atau fitur produk yang berbeda dari pesaing. Southwest Airlines, misalnya, telah membedakan dirinya sebagai maskapai penerbangan ekspres berbiaya rendah dan singkat. Ini telah terbukti menjadi strategi kemenangan untuk bersaing di tingkat tinggi industri penerbangan yang kompetitif. - Strategi Inovasi
Memperkenalkan produk dan layanan baru, menambahkan fitur baru ke produk dan layanan yang sudah ada, atau mengembangkan cara baru untuk memproduksinya. Contoh klasik adalah pengenalan mesin anjungan tunai mandiri (ATM) oleh Citibank. Kenyamanan dan pemotongan biaya fitur-fitur inovasi ini memberi Citibank keunggulan yang sangat besar dibandingkan para pesaingnya. - Strategi efektivitas operasional.
Memperbaiki cara perusahaan menjalankan internalnya proses bisnis sehingga melakukan aktivitas ini lebih efektif daripada para pesaingnya. Seperti perbaikan meningkatkan kualitas, produktivitas, kepuasan karyawan dan pelanggan sementara mengurangi waktu ke pasar.
Contoh :
Keselaran Teknologi Informasi dengan Bisnis untuk memaksimalkan Strategi yang digunakan oleh sebuah organisasi
Cara terbaik bagi organisasi untuk memaksimalkan nilai strategis yang digunakan adalah dengan mencapai keselarasan antara bisnis dan teknologi informasi. Keselarasan bisnis-teknologi informasi adalah integrasi yang erat antara fungsi Teknologi informasi dengan strategi, misi, dan tujuan organisasi. Artinya, fungsi Teknologi Informasi mendukung secara langsung tujuan bisnis dari sebuah organisasi. Ada enam karakteristik keselarasan yang baik, yaitu:
- Organisasi memandang teknologi informasi sebagai mesin inovasi yang terus mengubah bisnis dan sering kali menciptakan aliran pendapatan baru.
- Organisasi memandang pelanggan internal dan eksternal mereka dan fungsi layanan pelanggan sebagai hal yang sangat penting.
- Organisasi merotasi bisnis dan profesional teknologi informasi di seluruh departemen.
- Organisasi memberikan tujuan menyeluruh yang sepenuhnya jelas bagi setiap karyawan Teknologi Informasi dan bisnis.
- Organisasi memastikan bahwa karyawan Teknologi Informasi memahami bagaimana perusahaan menghasilkan uang.
- Organisasi menciptakan budaya perusahaan yang dinamis dan inklusif.
Referensi :
O’brien, J. A., & Marakas, G. M. (2010). Introduction to Information Systems 15th Edition. USA
Natalia. Maret 2016. Perencanaan Strategis Sistem Informasi Hewlett Packard, Asus, Pt. Air Media Persada. https://nataliaonly21.wordpress.com/2016/03/26/perencanaan-strategis-sistem-informasi-hewlett-packard-asus-pt-air-media-persada/. Diakses pada tanggal 6 Februari 2021
Theintacone.com. April 2018. Porter’s Five Forces Model. https://theintactone.com/2018/04/21/sm-u2-topic-5-porters-five-forces-model/. Diakses pada tanggal 6 Februari 2021
